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Lorsqu’on en vient à penser à la conformité au RGPD, ainsi qu’aux actions de mise en conformité qui seront nécessaires, deux options sont alors envisageables. Il est possible d’internaliser cette expertise, et de confier les actions de conformité au RGPD d’une organisation à un collaborateur en interne, mais il est également possible d’externaliser cette compétence, et de faire appel à un expert DPO externalisé.
Le rôle du DPO est en effet crucial dans la mise en conformité au RGPD d’une organisation ainsi que dans son maintien. Ce dernier est notamment chargé :
D’informer et de conseiller l’organisation responsable de traitement (ou le sous-traitant) ainsi que leurs employés ;
De contrôler le respect de la règlementation en matière de protection des données (conformité au RGPD mais également vis-à -vis du droit national en matière de protection des données) ;
De conseiller l’organisme sur la réalisation d’une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD) et d’en vérifier l’exécution (pour plus de détails sur les AIPD, consultez notre article de blog à ce sujet) ;
D’être le point de contact des personnes concernées par les traitements de données réalisées par l’organisation.
Alors, pour quelles raisons les organisations ont-elles tout intérêt à externaliser cette fonction ? Quels sont les bénéfices à faire appel à un DPO externalisé dans le cadre de la conformité réglementaire d’une organisation vis-à -vis du RGPD ?
Bénéfice n°1 : un DPO externalisé est un expert en protection des données
Et c’est là tout l’avantage à externaliser cette fonction : la protection des données, la conformité réglementaire au RGPD sont des expertises nécessitant des compétences et des connaissances à la fois techniques, juridiques, légales et de gouvernance. Il s’agit d’une expertise bien particulière !
Il est important de noter que le RGPD est texte unique, applicable à de nombreuses organisations toutes très différentes ! De cette façon, il est également nécessaire d’être en mesure d’interpréter ce texte réglementaire, il est indispensable de bien cerner l’importance et les enjeux de la conformité au RGPD, ainsi que les objectifs de ce texte, de manière à adapter ce texte au contexte spécifique de l’organisation.
Cette réflexion est donc difficile pour un salarié qui n’a aucune expérience de DPO. Il est indispensable pour un DPO d’être en mesure de comprendre précisément l’organisation, les traitements de données réalisés ainsi que les dangers que cela soulève, les enjeux et objectifs de ces traitements de données, de manière à adapter en conséquence les actions de mise en conformité, et afin d’accompagner l’organisation vers une mise en conformité réglementaire, tout en lui permettant de poursuivre ses activités quotidiennes.
La compréhension du RGPD, sa mise en application, l’adaptation des textes au contexte et aux enjeux d’une organisation : tout cela est une expertise à part entière, qui ne peut pas être délégué à la légère.
Faire appel à un DPO externalisé vous permet ainsi d’accéder à une expertise à la fois technique, juridique, légale et de gouvernance, de façon à être accompagné efficacement vers une conformité réglementaire pérenne.
Bénéfice n°2 : un DPO externalisé est indépendant et impartial
Il s’agit d’ailleurs d’un pré-requis imposé par la CNIL : il ne peut pas y avoir de conflit d’intérêt avec les missions occupées par le DPO désigné en interne. Ainsi, il serait formellement interdit de nommer un directeur général, un responsable SI (i.e. Système d’Information) ou un responsable RH DPO de leur organisation dans la mesure où, compte tenu de leur poste, ils seraient alors à la foi juge et partie (puisque chargés de déterminer les finalités et les moyens de traitements des données qu’ils traitent eux-même). La tentation de faire « au plus simple » plutôt « qu’au plus conforme » pourrait alors être grande !
Ainsi, en faisant appel à un DPO externalisé, vous vous assurez une impartialité totale de l’expert : non seulement votre conformité au RGPD n’en sera que meilleure, mais cela envoi également un très bon message auprès des enquêteurs de la CNIL !
Bénéfice n°3 : un DPO externalisé permet de réduire les coûts de mise en conformité
Cela pourrait sembler un peu contre-intuitif et pourtant : faire appel à un DPO externalisé permet sans aucun conteste de réduire les coûts de mise en conformité d’une organisation.
Rappelons-le, mais les expertises en conformité au RGPD et en protection des données personnelles sont des expertises à part entière, qui s’acquièrent au travers de formations et d’expériences. Ainsi, un DPO externalisé expert vous permettra de réduire les coûts de mise en conformité puisqu’il sera en mesure de travailler beaucoup plus rapidement et plus efficacement qu’un salarié interne, qui n’aurait pas cette expérience. De plus, un DPO externalisé expert est déjà formé à son métier : il n’est donc pas nécessaire de dépenser plus de temps (et de budget) dans la formation d’un salarié aux missions de DPO.
De cette façon également, chaque salarié peut concentrer son temps et ses efforts dans les missions de leur poste de travail, permettant aux organisation de ne pas perdre ce temps de production.
Bénéfice n°4 : un DPO externalisé permet de réduire les risques de non-conformité
Comme expliqué précédemment, le RGPD est un texte unique qui s’applique à toutes les organisations, privées comme publiques, petites et grandes, et de tous les pays du monde dès lors qu’elles traitent des données personnelles de citoyens de l’Union Européenne.
Vous comprenez donc qu’en fonction de l'activité, en fonction de l'offre, en fonction des besoins d'une organisation, ce texte peut difficilement s’appliquer exactement de la même manière pour tout le monde !
Le RGPD c’est aussi beaucoup d’interprétation, c’est comprendre précisément les objectifs et enjeux poursuivis, c’est saisir toute l’importance des enjeux liés à la protection des données personnelles, de manière à prendre des décisions éclairées et qui ont du sens, pour les personnes concernées par les traitements de données personnelles ainsi que pour l’organisation accompagnée.
Ainsi, faire appel aux services d’un DPO externalisé permet de réduire considérablement les risques de non-conformité : expérimenté, le DPO externalisé sera en mesure de donner les conseils pertinents et adaptés pour permettre à l’organisation de poursuivre ses activités normalement tout en restant conforme à la réglementation.
Bénéfice n°5 : un DPO externalisé dispose du temps nécessaire à la réalisation des actions de mise en conformité
En effet, ce bénéfice n’est pas négligeable. On le disait plus haut dans le point numéro 3 : faire appel à un DPO externalisé permet aux organisations de ne pas perdre du temps de production de leurs salariés. En effet, un salarié qui se voit confier la casquette de DPO, c’est un employé qui prend sur son temps de travail pour découvrir, apprendre, interpréter, mettre en oeuvre et suivre la conformité au RGPD de son organisation. Parfois, les salariés désignés pour assurer cette fonction manquent cruellement de temps pour mener à bien ces missions de manière satisfaisante. Cette double mission impacte ainsi la conformité réglementaire de l’organisation, qui n’est alors pas optimale, mais également la productivité du salarié, qui prend de son temps de production pour mener à bien ses missions de DPO !
Faire appel à un DPO externalisé permet donc à vos salariés de rester concentrés sur leur métier, et sur les missions génératrices de valeur pour l’entreprise, tout en déléguant cette fonction à un professionnel qui disposera du temps (et des ressources) nécessaires à la bonne réalisation de sa mission.
Bénéfice n°6 : un DPO externalisé va plus vite
Et enfin, avec un DPO externalisé tout va plus vite ! Non seulement parce qu’il dispose des connaissances, des compétences et de l’expertise nécessaires à la réalisation rapide et qualitative de ses missions, mais également car ce dernier dispose de templates, prêts à être utilisés pour à peut près tout !
Faire appel à un DPO externalisé permet de bénéficier de procédures et de templates que vous n’avez pas eu besoin de ni de penser ni de créer ! Cela permet de ne pas avoir à sans cesse (ré)inventer les processus : le DPO externalisé a déjà ses procédures et ses templates, facilement adaptables en fonction de l'organisation ainsi qu’à son activité et à ses spécificités, permettant ainsi de travailler beaucoup plus rapidement et beaucoup plus efficacement !
Pour conclure
Faire appel aux services d’un DPO externalisé n’est pas une obligation : les missions de DPO peuvent parfaitement être confiées à un collaborateur en interne (tant que son poste en entreprise n’entre pas en conflit avec ses missions de DPO).
Cependant, investir dans un accompagnement expert auprès d’un DPO externalisé est particulièrement bénéfique : le métier de DPO est un métier à part entière, dont les compétences et l’expertise ne s’improvisent pas du jour au lendemain.
En confiant leurs missions de mise en conformité et de maintien de conformité à un DPO expert, les organisations bénéficient ainsi d’un gain de temps et de ressources non-négligeable, ainsi que d’un meilleur niveau de conformité réglementaire au RGPD !
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